W celu uzyskania zwrotu kosztów z tytułu wydatków pracowniczych w firmach, pracownicy są zobowiązani do zarejestrowania paragonów / faktur i wypełnienia formularza zwrotu określonego w polityce wydatków pracowniczych firmy.
Do zwrotnych wydatków pracowniczych zaliczamy m.in.: opłaty lotnicze, taksówki, wynajem samochodów, paliwo (rozliczenie kilometrów), hotel T&L, posiłki służbowe, diety, opłaty konferencyjne.
Wydatki powyższe muszą być udokumentowane fakturami i paragonami sprzedaży. W przypadku użycia karty kredytowej lub debetowej należy zachować paragon fiskalny, a nie paragon potwierdzający płatność kartą kredytową / debetową. Wyciągi z kart kredytowych nie kwalifikują się tutaj. Dokument powinien zawierać nazwę sprzedawcy, datę zakupu i nazwę przedmiotu / usługi.
Tradycyjny proces zwrotu kosztów jest często czasochłonny i frustrujący dla obu stron (pracownika / pracodawcy). W szczególności zbieranie paragonów i odróżnianie wydatków zwrotnych od wydatków bezzwrotnych. Do tej drugiej grupy należą: napoje alkoholowe, podwyższenie standardu lotu na klasę biznesową lub pierwszą klasę, rozrywka, spa, minibar, itp.
Pomimo tego, że została wprowadzona częściowa cyfryzacja w procesie rozliczeń z tytułu wydatków pracowniczych, nadal ta kwestia stanowi duże obciążenie dla pracownika, wpływa na zmniejszenie wydajności jego pracy i dodatkowo opóźnia cały proces przygotowywania dokumentów – wydłuża drogę ich przebycia aż do chwili otrzymania zwrotu środków.
Cube app (Cubecloud.eu), nowoczesne rozwiązanie do zarządzania wydatkami firm, pozwala na pełną cyfryzację tego procesu – od zbierania, przechowywania paragonów / faktur i łatwego wyszukiwania po pełną integrację z rozwiązaniami polityki kosztów i systemami kadrowymi HR, takimi jak SAP, itp. po stronie pracodawcy.
Rozwiązanie to powinno uwolnić czas pracowników na realizację bardziej kreatywnych i produktywnych zadań w firmie.
Rozwiązania Cube adresowane do wyzwań z jakimi zmagają się firmy.
- Zdaża się, że pracownik zapomni wziąć fakturę lub spieszy się i nie ma czasu na czekanie w osobnej kolejce po fakturę, niekiedy zgubi fakturę lub dostarczy dokumenty zbyt późno do działu księgowości, aby mogły zostać rozliczone.
Cube App jest rozwiązaniem dla takich wyzwań. Aplikacja znacznie zwiększa szybkość i efektywność całego procesu rozliczeń (pobiera pokwitowania zakupu, segreguje wydatki podlegające zwrotowi od pozostałych, dokonuje finalizacji procesu refundacji – odbiór środków). Aplikacja Cube posiada funkcję API, która integruje się z większością systemów ERP / centralnych systemów finansowo-księgowych oraz kadrowo-płacowych, przekazując dane elektroniczne w sposób przejrzysty do odpowiednich działów.
- Często wydatki firmy podlegające odliczeniu są pomijane, ponieważ pracownicy niechętnie zbierają wszystkie rachunki lub po prostu zapominają o niektórych rachunkach.
Cube App rejestruje wszystkie wydatki i potrafi oddzielić wydatki firmowe od wydatków osobistych.
- Każdy pracownik musi spędzić wiele godzin, aby przygotować raporty wydatków, co sprawia, że proces ten jest dość kosztowny.
Cube App zarządza pełnym procesem refundacji wydatków pracowniczych bez konieczności sporządzania dodatkowych raportów – mniej czasu, mniej kosztów.
Źródło, publikacja własna Cubecloud na podstawie trendów rynkowych.